מאחורי הקלעים: חשיפת עולם הפקת האירועים

הפקת אירועים היא הליך מאוד מורכב שדורש תכלול של משימות רבות הנוגעות לתחומים רבים. ממפיק אירועים נדרש להיות איש לוגיסטיקה ולהבין בדברים רבים כדוגמת חשמל ותכנון כמויות אוכל אך גם נדרש להיות יצירתי וכיפי כדי לתכנן את האירוע בצורה שתהיה כיפית לאורחים. איך עושים את זה? מאחורי הקלעים של עולם הפקת האירועים.

לוגיסטיקה ומשימות טכניות

אמנם הפקת אירועים יכולה להיתפס כמשהו כיפי ומרגש אך לעיתים מדובר בעבודה מונוטונית מול הרבה ספקים ובעלי מקצוע. החלק הזה של מפיק אירועים הוא חלק בלתי נפרד והוא גם מה שמאפשר את המעבר של אירוע מלהיות רעיון בדמיונו של החולם לאירוע אמיתי ומושלם. הנה דוגמאות לדברים שמפיקי אירועים עושים מאחורי הקלעים:

חישוב כמויות אוכל

על פניו אין הבדל גדול בין 50 מגשי פיצה ל-60 מגשי פיצה שמזמינים לאירוע, אך בפועל כאשר החישובים הגסים הללו יכולים להיות תוספת כלכלית משמעותית להוצאה על האירוע. מפיק אירועים טוב יודע לחשב כמה אוכל באמת צריך – שיהיה משתלם אך גם לא יחסר, וגם כיצד הכי נכון להגיש אותו. התאמת האוכל והגשתו לאירוע חשובה מאוד ותורמת לחוויה של האורחים.

חשמל ועניינים טכניים

החל מהמיקום של הדיג'יי או של בר המשקות, דרך המקום שבו אנשים יושבים או נכנסים, כל אלו תלויים ונשענים על גבי החלטות טכניות שמפיק אירועים טוב ידע לשים לב אליהם. כאשר אתם נכנסים לאירוע שהפיק איש מקצוע, תדעו שמאחורי כל מיקום וכל החלטה הייתה מחשבה שכללה לא רק את הגחות היצירתיות שלו או של המארח, אלא גם מחשבה עמוקה על היעילות והנוחות של המיקומים.

התאמה לכמות האורחים

לא רק האוכל צריך להיות מחושב ומותאם לכמות האורחים, אלא ממש כל דבר שיש באירוע כדוגמת כמות השירותים וכמות הרמקולים. כמה פעמים הגעתם לאירוע והרגשתם שהמקום קטן מדי ומשפיע על החוויה שלכם, או להפך, שאם אנשים היו טיפה יותר צפופים הקרח היה יותר נשבר והיה יותר כיף. שיקולים אלו נלקחים בחשבון על ידי מפיק אירועים מקצועי ומורגשים מאוד באירוע עצמו.

יצירתיות ומעוף לדמיון

אכן הלוגיסטיקה והמשימות הטכניות הן שמקימות את האירוע לחיים, אך אתם בסופו של דבר לא רוצים שהמפיק יהיה פשוט קבלן שמחלק משימות טכניות, אלא נדרשת יצירתיות גבוהה כדי להפוך את האירוע מאירוע מתפקד לאירוע מיוחד וקסום. העיצוב של החלל, התוספות הקטנות שאמנם אפשר להסתדר בלעדיהן כמו קישוטים או אביזרים, הם אלו שמקפיצים את האירוע כמה רמות למעלה והופכים אותו לייחודי ולשלכם.

עולם הפקת האירועים הוא ממש לא רק מה שמצטלם יפה לאינסטגרם. הפקת אירועים דורשת הן חשיבה טכנית ולוגיסטית והן חשיבה יצירתית וחדשנית והשילוב של שניהם הוא מה שהופך מפיק אירועים טוב, למפיק אירועים מעולה ומוצלח.