איך לארגן את האירוע המושלם

ארגון של אירוע אינו עניין של מה בכך, ואין זה משנה אם מדובר בחתונה, בר מצווה או ערב צוות.

כדי שתוכלו להיות בטוחים שאתם מארגנים את האירוע הבא שלכם באופן הטוב ביותר, אתם צריכים לדעת איך בדיוק תוכלו לעשות זאת.

נפגשנו עם מארגן אירועים בעל ניסיון רב בתחום וביקשנו ממנו לציין בפנינו את כל השלבים לארגון אירוע מושלם, הנה כל הפרטים שהוא מסר לנו:

השלב הראשון – תחליטו על מקום בהתאם לעונה

ארגון אירוע דורש שריון אולם, גן אירועים או כל חלל אחר שמתאים לאירוע שלכם. רגע לפני שאתם בוחרים במקום מסוים, חשוב שתוודאו מהו מזג האוויר הצפוי. נכון, אתם לא יכולים לדעת כמה חודשים מראש אם יהיה יום שמשי, גשום או מעונן. אבל אתם יכולים לדעת בערך מה יהיה מזג האוויר הצפוי. אם אתם מתכננים למשל אירוע שיתקיים באוגוסט, סביר להניח שיהיה יום חם (גשם בטוח לא יהיה). לכן, אתם יכולים לבחור באחד מהמקומות הבאים:

• גן אירועים שמאפשר קירור באמצעות מאווררים או מיזוג נייד
• אולם אירועים עם מיזוג

השלב השני – תתכננו את תוכן האירוע לפרטי פרטים

חשוב מאוד שתתכננו את תוכן האירוע מראש. אם מדובר למשל בחתונה, כדאי שתדעו שאירוע מסוג זה ללא תוכן עשוי להיות משעמם. לכן, אתם צריכים לשים לב שאתם יוצרים קשר קודם כל עם תקליטן לחתונה ותסגרו איתו את התאריך שבו אתם מתכננים להתחתן. לאחר מכן, תוכלו לשריין גם זמר, להטוטן או כל מפעיל אחר שתמיד חלמתם שייקח חלק באירוע המשמח שלכם.

השלב השלישי – תשלחו את ההזמנות לאורחים כחודש לפני האירוע

האורחים שלכם צריכים לדעת את התאריך של האירוע שלכם מספיק זמן מראש. כך שחשוב שתשלחו להם את ההזמנות לפחות כחודש לפני האירוע. כך תוכלו להיות בטוחים שהם יוכלו לשריין בייבי סיטר או לשנות מפגשים אחרים שקבעו לאותו תאריך. חשוב שתדעו שאנשים שמארגנים את האירוע שלהם מבלי לדעת את השלב השלישי, מוצאים את עצמם לא פעם עם הודעות מרובות על ביטולים.

השלב הרביעי – תסתייעו בחברים וקרובי משפחה במהלך האירוע

אם אתם רוצים להיות בטוחים שהאירוע שלכם יהיה מושלם אתם צריכים להסתייע בחברים ובקרובי משפחה במהלך האירוע. אתם לא רוצים להרים את כל האירוע לבדכם, מכיוון שהדבר עשוי להעמיס עליכם מנטלית ופיזית. לכן, תבחרו לפחות 2 חברים או קרובי משפחה שיהיו שם בשבילכם ויסייעו לכם בעת הצורך. תעדכנו את התקליטן, האחראי על הקייטרינג ושאר המפעילים בנושא זה, כדי שהם יוכלו לפנות אליהם במידה ותהיו עסוקים.

לסיכום

אירוע מושלם צריך להיות מתוכנן בקפידה מראש על ידי יישום של 4 שלבים חשובים. כעת, אתם יודעים מהם השלבים ההלו, כך שנותר לכם רק ליישם אותם. מאחלים לכם שהאירוע שלכם יהיה לא פחות ממושלם!