בין אם זו טבעת, תינוק חדש במשפחה או יום הולדת עגול שמתקרב – ההתרגשות בעיצומה וכעת אתם מתבקשים לבחור את הלוקיישן המושלם לחגיגה. אז מה תצטרכו לבדוק לפני שתסגרו את האולם הנבחר? אל תחתמו לפני שתקראו:
השלב הראשון בארגון האירוע שלכם הוא להחליט היכן החגיגה מתקיימת. המקום יקבע את התאריך הנבחר, את מידת ההשקעה בעיצוב, את הטעמים, מאפייני החגיגה, כמות המוזמנים והסגנון הכללי. אם כבר יש לכם מקום שכזה, הנה 5 דברים חשובים שצריך לבדוק לפני חתימה ומקדמה:
1. רישיון העסק
לפני כחמש שנים החליטו חלק גדול מהעיריות שהן מממשות את צווי הסגירה שברשותן נגד רשימת ענק של מתחמי אירועים, חלקם מן המפורסמים ביותר במדינה. אז מה קרה לחוגגים ששריינו בהם מקומות? הם נאלצו לחפש מקום חדש וגם לתבוע את כספם בחזרה, מאחר ובקופת הגן הנעול לא נותרו מזומנים… כדי להבטיח שדבר דומה לא יקרה לכם, אין גבול לכמות הפעמים שנמליץ לכם לוודא שלאולם או גן האירועים שבחרתם יש רישיון תקף. בדקו זאת מול בעלי המקום/ המנהלים וגם מול העירייה הרלוונטית והימנעו מסיטואציות לא נעימות שכאלה.
2. תחושה אישית
כבר נפגשתם עם מי שיהיה מנהל האירוע שלכם בפועל או בעל המקום ואתם יודעים לומר האם יש ביניכם "קליק". מדוע זה חשוב? משום שכל אירוע, ללא קשר לגודלו או סיבת התקיימותו צריכים להתבצע כשאתם מרגישים בידיים הנכונות. כשיש לכם כימיה עם הצוות שאחראי להוציא את האירוע שלכם אל הפועל, אתם יכולים להרגיש יותר בנוח להעלות שאלות, לשנות דברים, ליצור קשר תדיר עם מי שצריך ולהפחית לחצים.
3. מודולריות
האם המקום גמיש לדרישות שלכם? מאפשר שילוב תנאים מיוחדים או תוספות? מקום שיודע להקשיב ולספק פתרונות לבעלי השמחה, הוא מקום שפועל באופן אפקטיבי יותר ועושה את המיטב כדי שתהיו מרוצים ממנו. בארגון ותכנון האירוע, אתם אמורים לחשוב כמה שיותר בגדול ועל פי תחושתכם ודמיונכם. אולם אירועים שילך איתם יד ביד כמה שיותר, יהפוך את החוויה עבורכם למדהימה ובלתי נשכחת.
4. נוחות (למוזמנים וגם לחוגגים עצמם)
האם קיימת חניה מספיק גדולה לאכלוס כל רכבי המוזמנים? האם חדר החתן-כלה מרווח דיו? ואיך נראים השירותים? לפעמים המיקוד בדברים כמו עיצוב, מנות ומוזיקה גורע מהיכולת שלנו לשים לב למערכות המקום הבסיסיות ביותר וחשוב מאוד להביא אותן בחשבון. אולם אירועים במרכז שיש לו גם כסאות נוחים, גם אקוסטיקה יעילה, גם מראת גוף בשירותים וגם הליכה קצרה ומישורית מהחניה למרכז הרחבה, יהיה נוח ונעים יותר, מאשר מקום שכולל רק את אחד הפרמטרים הללו.
5. צפייה באירוע אחר
אין דרך טובה יותר להתרשם מהמקום הפוטנציאלי מאשר לצפות באירוע אחר "בלייב". תוכלו לסקור את מקצועיות צוות המלצרים והברמנים, להתרשם מיכולות הניהול של מנהל האירוע ולספוג את האווירה הכללית. אם המקום עושה עליכם רושם חיובי בהתנהלותו ואתם מזהים שבעלי השמחה והאורחים שבעי רצון, אפשר להתקדם הלאה, לחוזה והרמת כוסית.
